Planera bröllopsfotograferingen: från bokning till album

Att planera bröllopsfotograferingen handlar om sju beslut som tas i tur och ordning: bokning, val av fotograf, en eller två kameror, tidsplan, first look, reservplan för regn och vad ni gör med bilderna efteråt. Tar ni dem i den ordningen faller resten på plats av sig självt, eftersom varje beslut bygger på det förra. Bokar ni sent blir valet mindre, väljer ni fotograf utan att prata schema blir dagen stressig, och lägger ni schemat utan att ha bestämt first look eller inte hamnar porträtten på fel tid.

Den här sidan är samlingspunkten för allt jag skrivit om planeringen av fotograferingen. Varje avsnitt sammanfattar ett beslut och länkar till en längre guide där siffrorna, källorna och exemplen finns. Läs den här sidan först, gå sedan vidare till det steg ni står inför.

Guiden är skriven av mig, Karin Lundin, bröllopsfotograf med bas i Stockholm. Längre ner på sidan berättar jag hur jag själv lägger upp arbetet med ett par. Planerar ni bröllop och vill prata? Hör av er så pratar vi.

Vilken ordning ska besluten tas i?

Ordningen är inte en smaksak. Datum och lokal måste vara satta innan fotografen bokas, eftersom fotografen bokar ett datum, inte ett par. Fotografen måste vara vald innan schemat läggs, eftersom schemat bygger på hur den personen arbetar och hur lång tid momenten tar. Beslutet om first look måste vara taget innan schemat låses, eftersom det flyttar porträtten en timme och ändrar hela eftermiddagen. Och reservplanen för regn hör ihop med schemat, inte med dagen innan.

Tabellen nedan visar de sju besluten, när i planeringen de brukar tas, vem som behöver vara med och vilken guide som går på djupet. Den fungerar som checklista: har ni ett kryss i varje rad är fotograferingen planerad.

När ska ni boka bröllopsfotografen?

De flesta fotografer bokas 6 till 12 månader före bröllopet, och för lördagar mellan maj och september går datumen ofta tidigare än så. Skälet är enkelt: 45 procent av alla svenska vigslar sker i juni, juli eller augusti enligt SCB, och nästan alla på lördagar. En fotograf som tar ett begränsat antal bröllop per år har därför bara ett dussin sommarlördagar att fördela, och de fylls i den ordning förfrågningarna kommer.

Det ni behöver ha klart innan ni bokar är datum och lokal. Inte menyn, inte blommorna, inte klädseln. Fotografen bokar en dag och en plats, och allt annat går att bestämma senare. Har ni ett datum men ingen lokal ännu går det ofta att reservera datumet i väntan på lokalen, fråga i så fall hur länge reservationen håller.

Är ni sent ute finns det fortfarande vägar. Fredagar och söndagar är sällan fulla, och en vigsel utanför juni till augusti ger ett helt annat urval. Ett bröllop i september har dessutom ofta finare ljus än ett i juli, eftersom solen står lägre en större del av dagen. Priset och vad som ingår i en bokning går jag igenom i guiden om bröllopsfotograf pris.

Hur väljer ni rätt fotograf?

Tre saker avgör: en stil ni gillar, en person ni litar på och ett pris som ryms i budgeten. Stilen kommer först, eftersom den inte går att ändra på i efterhand. Dokumentärt, redaktionellt, poserat och fine art ger fyra olika sorters bilder från samma dag, och en fotograf arbetar oftast i en av dem. Vad dokumentärt innebär, och hur det skiljer sig från poserat, förklarar jag i guiden om dokumentärt bröllopsfoto.

När stilen är vald: be om två till tre hela levererade bröllop, inte bara portfolion. Portfolion visar de bästa bilderna från många år, ett helt bröllop visar hur fotografen hanterar en mörk kyrka, en regnig eftermiddag och en fest klockan elva. Det är där skillnaden mellan fotografer syns.

Avtalet ska innehålla pris, antal timmar, ungefärligt antal bilder, leveranstid och en plan för sjukdom. Saknas någon punkt, be om den innan ni skriver på. Hela listan med frågor att ställa finns i guiden om hur ni väljer bröllopsfotograf i Stockholm.

En eller två fotografer?

Den andra kameran gör skillnad på moment som sker samtidigt eller bara händer en gång: förberedelser på två platser, ceremonin, gratulationerna och festen. På porträtten av er två och på detaljbilderna tillför den lite, eftersom de momenten går att göra om. Avgörande är alltså inte hur många gäster ni har utan hur utspridd dagen är, och hur många rum den rör sig genom.

Be om offert på båda alternativen, två fotografer och fler timmar med en, så ser ni skillnaden i kronor för samma täckning. Fråga också om den andra personen är en fotograf som arbetar självständigt eller en assistent, det är två olika saker till olika pris. Hela resonemanget, med de fyra momenten där två kameror gör störst skillnad, finns i guiden om två fotografer på bröllop.

Hur lägger ni tidsplanen för dagen?

Tidsplanen byggs bakifrån. Slå först upp solnedgången för ert datum på timeanddate.com, lägg sedan middagen, sedan vigseln, och se var porträtten får plats. I Stockholm går solen ner 22:08 vid sommarsolståndet och 19:52 den 31 augusti, så samma schema fungerar inte i juni och i september. Den sista timmen före solnedgång är den bästa tiden för porträtt, och på ett sommarbröllop ligger den ofta mitt i middagen. En kvart ute i det ljuset under middagen är den billigaste tiden i hela schemat.

Räkna med 30 minuter för porträtt av er två, 30 minuter för gruppbilder och 15 minuter för gratulationer efter vigseln. Håll gruppbildslistan till sex eller sju konstellationer och låt en person, gärna toastmastern, hålla ihop gästerna så att momentet inte drar ut. De vanligaste tidstjuvarna är hår och smink som drar över, transporter mellan platser och gruppbilder utan lista, så lägg 30 minuters marginal efter sminket och 15 minuter utöver restiden vid varje förflyttning.

Gifter ni er borgerligt i Stockholms stadshus tar själva vigseln cirka fem minuter och sker på lördagar, med registrering 15 minuter innan. Det ger ett helt annat schema än en kyrklig vigsel på 25 till 45 minuter. Läs mer i guiderna om vigsel i Stadshuset och bröllop i kyrka i Stockholm. Ett komplett exempelschema med tider finns i guiden om tidsplan för bröllopsdagen.

First look eller första gången vid altaret?

Ett first look är ett planerat möte där ni ser varandra före vigseln, med fotografen på plats. Det tar runt en kvart, och tillsammans med porträtten och bilderna på brudföljet cirka 45 minuter. I ett vanligt schema ligger det drygt en timme före vigseln, till exempel 13:45 vid vigsel klockan 15. Vinsten är att porträtten är klara när vigseln är över, vilket ger runt trekvart mer tid med gästerna på eftermiddagen.

Väljer ni bort first look försvinner inget, porträtten läggs i stället mellan vigsel och middag, och ni behöver då cirka 45 minuter där. Sent på säsongen väger ljuset tyngre: den 21 oktober går solen ner 17:24 i Stockholm och den 21 november 15:11, så ett first look är ofta enda sättet att få porträtt i dagsljus efter en eftermiddagsvigsel. Ta beslutet tidigt, det styr hela fotoschemat. För och emot, med tider, finns i guiden om first look på bröllop.

Vad händer om det regnar?

Stockholm har i snitt 165 nederbördsdagar per år, så reservplanen är värd att ha oavsett vilken månad ni gifter er. Den görs tillsammans med lokalen i förväg: vilket rum eller tält används om vigseln flyttas inomhus, var tas porträtten, och vem säger till gästerna. Är det bestämt innan dagen behöver ingen ta beslutet under stress när molnen kommer.

Mulet och regnigt ljus är dessutom ofta mjukare och jämnare för porträtt än stark sol, särskilt nära ett fönster. Ett kort utomhusmoment i lätt regn med paraplyer kräver sällan mer än tio till femton extra minuter och ger ofta några av dagens mest personliga bilder. Lägg femton till trettio minuters extra marginal i schemat om prognosen visar regn. Hela reservplanen, steg för steg, finns i guiden om regn på bröllopsdagen.

Bröllop över flera dagar: hur planeras fotograferingen då?

Samlar ni gästerna en hel helg, med välkomstmiddag kvällen innan och brunch dagen efter, köp fotograferingen som bestämda timmar per dag och inte som hela dygn. En helg innehåller många timmar då inget händer. Låt bröllopsdagen vara tydligt störst i täckning, och lägg några timmar på välkomstmiddagen om ni vill ha ankomsten och första kvällen dokumenterad. Brunchen behöver sällan en fotograf. Upplägget i sin helhet finns i guiden om bröllop över flera dagar.

Vad gör ni med bilderna efteråt?

Två saker att veta innan leveransen kommer. Den första gäller rättigheterna: fotografen har upphovsrätten till bilderna från det ögonblick de tas, och ni köper en nyttjanderätt, alltså rätten att använda bilderna på det sätt avtalet beskriver. Privat bruk, utskrifter och album för er själva och era närmaste kräver inget tillstånd, publicering utanför den kretsen gör det. Reglerna finns i upphovsrättslagen, och vad de betyder i praktiken förklarar jag i guiden om rättigheter till bröllopsbilder.

Den andra gäller bevarandet. Den digitala leveransen är arkivet, och den ska säkerhetskopieras på två ställen samma vecka som ni får den. Ett tryckt album är något annat: ett redigerat urval i bokform, oftast 60 till 150 bilder på 20 till 40 uppslag. Ett album som ska hålla i decennier trycks på syra- och ligninfritt bomullspapper och förvaras svalt och torrt. Papper, bindning och förvaring går jag igenom i guiden om bröllopsalbum och fine art-utskrifter.

Vad par ofta missar när de ska planera bröllopsfotograferingen

Det vanligaste misstaget när par ska planera bröllopsfotograferingen är att fotografen bokas sist, efter lokal, mat och kläder, när sommarlördagen redan är tagen. Det näst vanligaste är att schemat läggs utan fotografen: vigseln klockan 16, middagen klockan 17, och porträtten hamnar i en halvtimme utan ljus mellan gratulationer och bordsplacering. Det tredje är gruppbildslistan som skrivs på morgonen, med tolv konstellationer i stället för sex, och som äter upp minglet.

Mindre synligt men lika vanligt: rummet för förberedelserna. Ett litet hotellrum med lampljus och kläder över alla stolar ger andra bilder än ett rum med fönster och en fri yta vid det. Fråga lokalen vilket rum som har bäst dagsljus, och be gästerna hålla sina väskor någon annanstans. Och skicka inte bilder vidare till leverantörer själva efter bröllopet, hänvisa till fotografen så blir både tillstånd och namnangivelse rätt.

En fotografs perspektiv

Jag heter Karin Lundin och är bröllopsfotograf med bas i Stockholm. Jag fotograferar 10 till 15 bröllop per år, och det är ett medvetet val: varje par får en planering som är deras, inte en mall. Mitt startpris för en heldag är 55 000 kronor. Så här ser arbetet ut från min sida, från första kontakten till bilderna.

Det börjar med en förfrågan via mitt kontaktformulär. Därifrån bokar vi ett kort digitalt möte där ni får känna av om jag är en person ni kan tänka er att ha nära er under bröllopsdagen. Efter mötet skickar jag offert och avtal som ni godkänner, sedan kommer bokningsfakturan, och när avtalet är påskrivet och fakturan betald är ert datum bokat och klart.

Hur mycket kontakt vi har därefter varierar. Par med planerare behöver ofta mindre uppbackning än par som sköter planeringen själva. Men jag vill alltid få till ett längre möte på vårkanten där vi går igenom dagen i detalj tillsammans med era förväntningar. Det är den del av planeringen jag lägger mest vikt vid: att vi har samma bild av vad ni vill ha innan dagen kommer, så att ni kan känna er trygga med att vi delar samma vision.

På det mötet frågar jag också en hel del om relationerna i er familj och er vänkrets, för det är det svåraste i mitt jobb. Jag kommer in i ett väldigt privat sammanhang utan att veta hur relationerna ser ut. Har ni skilda föräldrar? Finns det en moster som mer är som en mamma? Ett kompisgäng som betyder allt? Sådant behöver jag veta i förväg för att veta hur jag riktar blicken under dagen. Jag vill inte komma hem med riktigt fina bilder på någon som kanske bara är plus 1, och ha missat din bästa vän, bara för att plus 1 är karismatisk och gillar kameran medan din bästis håller sig lite vid sidan.

På dagen märks jag inte mycket, men jag är inte passiv. Jag har schemat i huvudet, jag ser när ett moment drar över och säger till, och jag tar beslut om ljus, plats och ordning när det behövs så att ni slipper. De 30 minuterna för porträtt är den enda stunden jag ber om er fulla uppmärksamhet. Resten fångas medan det händer, för att jag redan vet var jag ska stå och vad jag letar efter. Är prognosen osäker har jag reservplanen från lokalen i fickan. Inom en vecka får ni en smygtitt, och hela galleriet kommer efter 8 till 12 veckor.

Vill ni fånga dagen i rörlig bild också? Jag samarbetar ofta med Nordvér Films. Mer om hur jag arbetar finns på min sida om mig, och hur en bokning går till berättar jag gärna i ett samtal. Hör av er så pratar vi.

Vigseln är den punkt schemat byggs runt, och valet mellan kyrka, Stadshuset och borgerlig vigsel på egen plats styr både längd och antal gäster. De tre vägarna jämför jag i guiden om vigsel i Stockholm.

Att ta med sig

• Boka fotografen 6 till 12 månader före bröllopet, tidigare för lördagar i maj till september. Datum och lokal ska vara satta först.
• Välj stil före fotograf, be om två till tre hela levererade bröllop, och skriv avtal med pris, timmar, antal bilder, leveranstid och plan för sjukdom.
• Två fotografer lönar sig på moment som sker samtidigt eller bara en gång. Be om offert på båda alternativen.
• Bygg schemat bakifrån från solnedgången. Avsätt 30 minuter porträtt, 30 minuter gruppbilder och 15 minuter gratulationer, och lägg 30 minuters marginal efter sminket.
• Ta beslutet om first look innan schemat låses. Sent på säsongen är det ofta enda sättet att få porträtt i dagsljus.
• Gör reservplanen för regn tillsammans med lokalen i förväg. Stockholm har 165 nederbördsdagar per år.
• Fotografen behåller upphovsrätten, ni köper nyttjanderätten. Säkerhetskopiera leveransen på två ställen samma vecka.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska vi planera bröllopsfotograferingen?

Boka fotografen 6 till 12 månader i förväg, tidigare för lördagar i maj till september. Själva planeringen av dagen, alltså schema, first look och reservplan, görs oftast två till tre månader före bröllopet när lokal, vigseltid och gästlista är klara.

Vad kostar en bröllopsfotograf för en heldag?

I Sverige oftast 35 000 till 80 000 kronor inklusive moms för 8 till 10 timmar, med 500 till 700 bilder. Full täckning på 10 till 12 timmar eller mer kostar mer. Mitt startpris för en heldag är 55 000 kronor. Vad som ingår och vad som brukar tillkomma står i guiden om bröllopsfotograf pris.

Hur mycket tid behöver fotografen på bröllopsdagen?

För de planerade momenten: 30 minuter för porträtt av er två, 30 minuter för gruppbilder och 15 minuter för gratulationer. Resten av dagen fotograferas medan den händer och kräver ingen extra tid av er. Har ni first look tillkommer cirka 45 minuter före vigseln, men då försvinner porträttblocket efter den.

Behöver vi två fotografer?

Det beror på hur dagen rör sig, inte på hur stort bröllopet är. Förbereder ni er på två platser, gifter er i en stor kyrka eller har en fest som sprider sig över flera rum gör den andra kameran skillnad. Är dagen samlad på ett ställe räcker ofta en fotograf med fler timmar.

När på dagen blir porträtten bäst?

Den sista timmen före solnedgång, eller en mulen stund mitt på dagen. I Stockholm går solen ner 22:08 vid midsommar och 19:52 i slutet av augusti, så på ett sommarbröllop ligger det bästa ljuset ofta under middagen. Boka in en kvart ute då.

Vad händer med fotograferingen om det regnar?

Dagen flyttas sällan inomhus i sin helhet. Vigseln flyttas till det rum lokalen pekat ut i reservplanen, porträtten tas vid ett fönster eller ute under paraply, och schemat får 15 till 30 minuters extra marginal. Regnljus är ofta mjukare än sol och fungerar bra för porträtt.

Får vi använda bilderna hur vi vill efteråt?

Privat: ja, utskrifter och album för er själva kräver inget tillstånd. Publicering utanför den kretsen, till exempel att en leverantör lägger ut bilderna, kräver tillstånd från fotografen och att fotografens namn anges. Vad avtalet brukar säga står i guiden om rättigheter till bröllopsbilder.

Planerar ni bröllop? Jag berättar gärna hur er dag kan se ut i bild. Hör av er så pratar vi.